Het gebeurt dat je wegens medische redenen een langere tijd out bent en MOET herstellen. Dit is een lastige periode, voor jezelf maar ook voor je klanten die niet goed weten waarheen, maar toch moeten geholpen worden.Om de impact voor jouw en je klanten zo draaglijk mogelijk te houden vind je hier een stappenplan. Klanten zullen zich met dit stappenplan verbonden met je voelen en maar wat graag uitzien naar het moment van je heropening. Door je collega’s in te schakelen laat je hen niet in te steek. Je klanten voelen een natuurlijke aandrang om je te ondersteunen tijdens je inactiviteit en zijn ze er als de kippen bij om op een nieuwe afspraak te maken als je heropent.
Zo zet je een vervelende periode in je loopbaan om in een verbindende actie met je klanten en hoeft je revalidatie geen kwelling vol kopzorgen te zijn.
De laatste 6 weken voor je gedwongen sluiting.
Voorzie kaartjes om mee te geven bij het laatste bezoek van je klant voor je periodieke sluiting.
Op de voorkant schrijf je eigenhandig een korte tekst zoals: “Ik zal je missen”, “Tot binnenkort”…
De volgende aandachtspunten maken je kaartje extra persoonlijk:
- Begin je zin met de voornaam van je klant.
- Eindig je zin met je naam.
- Schrijf je kaartjes eigenhandig.
Op de achterkant van je kaartje noteer je de telefoonnummers van collega’s bij wie klanten welkom zijn tijdens je revalidatie. Maak vooraf met je collega’s duidelijke afspraken zodat zij het helpen van jouw klanten als een tijdelijke passage zien. Geef eventueel kleurformules aan hen door zodat je klant zo goed mogelijk geholpen wordt. Wees niet bang dat een klant achterwege zal blijven. Klanten (en mensen in het algemeen) veranderen niet graag. We zijn gewoontedieren. Voor hen voelt het ook als hoogst ongemakkelijk als ze voor een paar keer een andere kapster moeten consulteren. Het is belangrijk dat de “interim-kapster” op de hoogte is, zodat ze je klanten geruststelt en je klanten voor die paar keer welkom zijn.
Tegelijk met het kaartje hang je de poster met je verwachte aanwezigheid uit. Zo zijn klanten duidelijk geïnformeerd en ontstaat er geen onzekerheid.
Na je laatste werkdag.
Na je laatste werkdag voor je operatie of medische ingreep spreek je een passend bericht in op je automatisch antwoordapparaat. Doe dit zelf, maar schrijf het vooraf uit, zodat dit een persoonlijke maar professionele indruk maakt. (Laat het vooraf lezen door meerdere personen).
Na je medische ingreep
Kort na je medische ingreep is het belangrijk reeds een eerste mail en social media post de wereld in te sturen met de melding: “Operatie geslaagd”.
Vanaf nu komt het er op aan het contact met je klanten te onderhouden. Een up to date database van je klantenbestand is daarbij onmisbaar. (Als dit niet op punt staat, biedt ShairPoint je een tool aan waarmee je heel vlot en zonder je tussenkomst je database opstelt)
Voorzie 3 onderhoudsmails/social media posts
Na 1 maand revalidatie: Het herstel verloopt vlot.
Na 2 maanden revalidatie: We zijn er bijna maar nog niet helemaal.
Na 3 maanden revalidatie: Ik kan me bijna niet meer houden.
Voeg telkens een passende foto toe.
(Indien je langer dan 3 maand moet revalideren, breid je het aantal mails uit. Een sequentie van 1 per maand is ok.)
Eindelijk bijna terug open.
14 dagen voor je heropening volgt de verlossende mail/social media post:
YES, terug open op…
Laat vanaf dat moment online boeken terug toe en zet je afweszigheidsbericht op je automatisch antwoordapparaat terug uit. Vanaf nu neem je weer afspraken aan.
Terug open.
Voorzie tijdens de eerste weken na je herstart een attentie om je klanten te bedanken voor hun geduld.